Yakın zamanda T.C.Sağlık Bakanlığı yayınladığı bir genelge ile çerçeve anlaşma dışında da toplu alımlara gidilebileceğini ilan etmiştir. Bakanlık çerçeve anlaşmalardan ciddi verim almış olacak ki, 2011/27 sayılı genelgesi ile çerçeve anlaşmanın değişik bir şekilde açık ihale usulünde de uygulanmasını salık vermiştir. Bilindiği üzere Bakanlık, bağlı döner sermayeli kurumların, döner sermaye kaynaklarından yapacakları alımlarda kaynaklarını daha etkin ve verimli kullanmalarını, ihtiyaçlarını zamanında ve daha ekonomik karşılamalarını sağlayabilmeleri amacıyla, 2010 yılı ve sonrası ihtiyaçları için yapacakları tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi alımlarında il düzeyinde toplu olarak yapılacak çerçeve anlaşmaların uygulanması zorunlu tutmuştur. Çerçeve anlaşmaların amacı; stoklama maliyetini istekliler üzerine yıkmak suretiyle kısım kısım ihtiyaçlar için hızlı ve etkin bir alım yöntemi yaratmaktır. Bu şekilde; stoklama yapılmamak suretiyle tasarruf sağlanacak, malın miadı idareler için sorun olmaktan çıkacak, tıbbi cihaz teknolojisi daha yakından takip edilecek ve daha rekabetçi bir yöntem ile daha ucuza mal tedarik edilecektir. Nitekim Bakanlığın etkili çalışması ve ısrarı neticesinde; kurumların stok seviyeleri 2010 yılı sonu itibariyle Bakanlıkça hedeflenen azami 3 aylık stok düzeyine inmiştir. Bununla birlikte söz konusu çerçeve anlaşma ihalelerinin il düzeyinde toplu olarak yapılmasının; ihtiyaçların ortak belirlenmesine, rekabeti sağlayan ortak teknik şartnamelerin oluşmasına, satın alma yönünden uzman personelin yetişmesine, toplu alım gücünün kullanılmasından kaynaklanan maliyet düşüşlerine katkı sağladığı da görülmüştür.
İl düzeyinde yapılacak alımlar
Ancak çerçeve anlaşmanın düzenlenmesi ve süreçte yaşanan başta kırtasiyecilik olmak üzere zorluklar nedeniyle çerçeve anlaşmanın yapılması zaman almakta ve çerçeve sonuçlanana kadar yeni bir çerçeve ihtiyacı hasıl olmaktadır. Bu zorlukları fark eden Bakanlık çerçeve alım yapmaksızın birden fazla idarenin kısa süreli ihtiyaçlarını toplu olarak tedarik etmesinin yolunu açmıştır. Bakanlık işlemlerin daha hızlı yürütülmesi amacıyla, tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi ihtiyaçların il düzeyinde yapılan toplu çerçeve anlaşmalar ile karşılanmasının yanında il düzeyinde yapılacak toplu alımlarla da karşılanabilmesine karar vererek bir takım esaslar koymuştur. Buna göre; İdarelerin ihtiyaçları, bundan sonra il düzeyinde toplu olarak yapılacak “Çerçeve Anlaşma İhaleleri” ile karşılanabileceği gibi 4734 sayılı Kanunda belirtilen ihale usulleriyle il düzeyinde yapılacak toplu alımlarla da karşılanabilecektir. İl düzeyinde yapılacak söz konusu toplu alımlar, ilgi genelgeler çerçevesinde kurulmuş olan Merkezi Satın Alma Birimleri tarafından yapılacaktır.
Söz konusu toplu alımların; “Çerçeve Anlaşma İhaleleri” ile mi yoksa Kanunda belirtilen ihale usulleri ile mi yapılacağına Merkezi Satın Alma Birimlerinin ihale yetkilileri karar vereceklerdir.
Münferit alımlar
Merkezi Satın Alma Birimleri ihale yetkililerince toplu alımların kanunda belirtilen ihale usulleri ile yapılmasına karar verildiği takdirde, ihale sonuçlandırılıp sözleşmeler imzalanıncaya kadar doğacak ihtiyaçlar mevcut çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılacak münferit sözleşmelerle temin edilecektir. Münferit sözleşme alımlarında geçerli teklif verilmemesi, verilen tekliflerin komisyon tarafından ekonomik açıdan avantajlı teklif olarak değerlendirilmemesi, ihale yetkilisince ihale kararının onaylanmayarak iptal edilmesi veya diğer nedenlerle münferit sözleşmelerin gerçekleştirilememesi hallerinde, söz konusu ihtiyaçlar her kurumun kendisi tarafından kanunda belirtilen diğer usullerle temin edilebilecektir. Çerçeve anlaşmaya dâhil olan kurumlarca yapılacak münferit sözleşme alımları, bu kurumların talebi ve Merkezi Satın Alma Birimlerinin ihale yetkililerince uygun görülmesi halinde Merkezi Satın Alma Birimlerince toplu münferit alım olarak yapılabilecektir. Acil durumlarda ihtiyaçların kurumsal bazda temin edilmesinin her zaman mümkün olduğu unutulmayacak, münferit sözleşme alımları birkaç aylık ihtiyacı karşılayacak miktarda yapılabileceği gibi 1 (bir) yıllık ihtiyacı karşılayacak şekilde de yapılabilecektir.
Diğer alımlarda olduğu gibi münferit sözleşme alımlarında da teslimat programının Bakanlığımızın belirlediği “Azami Stok Miktarı”nı aşmayacak şekilde belirli periyotlar halinde belirlenmesi gerekmektedir.
ADSM alımları
İlde bulunan ağız ve diş sağlığı merkezleri ile hastanelerin ihtiyaçlarının alımları için İl Sağlık Müdürlüklerinin satın alma kapasitesi yeterli olan bir Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi (ADSM) “Baştabibi”ne yetki devri yapabileceği Bakanlıkça uygun görülmüş olduğundan, İlde bulunan ADSM’ler ile hastanelerin ihtiyaçları İl Sağlık Müdürlerinin yetki verdiği ADSM tarafından yapılacak toplu alımlarla karşılanacaktır. İhtiyaçları tedarikçi bir kurum tarafından karşılanan bağlı kurumlar, il düzeyinde yapılan toplu alımlar kapsamında alım yapmayacaklardır. Bazı kurumların sunmuş olduğu hizmetlerin niteliği gereği bazı malzemeleri ilde bulunan diğer kurumlara göre fazla miktarda kullanmakta oldukları tespit edildiğinden, söz konusu malzemelere ihtiyaç duyan kurumların bu ihtiyaçlarını fazla miktarda alım yapan kurumlardan; ilgili yönetmelik ve Bakanlık genelgeleri çerçevesinde temin edebileceği hatırlatılmıştır. Kurumların sunmuş olduğu hizmetlerin niteliği gereği il düzeyinde sadece tek bir kurum tarafından kullanılan malzemeler ile kurumda bulunan cihaza bağlı sarf malzemelerinin toplu alımlarla alınma zorunluluğu ise bulunmamaktadır. Toplu alımlarla karşılanması zorunlu tutulan malzemelerin (tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi) dışında kalan diğer mal ve hizmet alımlarının da “Merkezi Satın Alma Birimlerin”ce karşılanması uygun görüldüğü takdirde İl Sağlık Müdürlerinin “Merkezi Satın Alma Birimlerin”e yetki devri yapabileceği hatırlatılmıştır.
Yetki devri
Toplu alımlarda; İlgili mevzuatta ihale yetkilisince yapılması öngörülen tüm işlemler İl Sağlık Müdürlerince, yetki devri yapılmışsa yetki devri yapılan Hastane veya Ağız Diş Sağlığı Merkezi Baştabiplerince yapabileceklerdir. Ancak söz konusu kişiler toplu alımla ilgili yetkilerini yardımcılarına devredebileceklerdir. Merkezi Satın Alma Birimlerince gerekli rekabetin sağlanması, toplu alımın getireceği fiyat avantajlarından faydalanılması ve ihtiyaçların zamanında karşılanabilmesi amacıyla; il düzeyinde ihtiyaçlar kurum bazında değil ürün bazında birleştirilerek birim fiyat teklif almak suretiyle gerçekleştirilecektir. İmzalanan çerçeve anlaşmalar idarelere alım yapma yükümlülüğü getirmemekte olduğu ve ancak 4734 sayılı Kanunda belirtilen diğer ihale usullerine göre yapılacak toplu alımlar sonucunda imzalanan sözleşmeler idareye alım yapma yükümlülüğü getirdiği isabetli olarak açıklanmıştır.
Teknik şartnamelerin hazırlanması
Aynı sözleşme kapsamında alım yapan kurumlarca muayene ve kabul işlemlerinde oluşabilecek ihtilafların önlenmesi için teknik şartnamelerin, mümkün olduğu ölçüde adına alım yapılacak olan kurumların uzman personelinin katılımıyla oluşturulacak komisyonlar marifetiyle hazırlanması, İhale komisyonlarına mümkün olduğu ölçüde adına alım yapılacak olan kurumlardan uzman üye görevlendirilmesinin önem arz ettiği isabetle açıklanmıştır. İdare ile yüklenici arasında imzalanan sözleşmede belirlenen miktarların yasal iş artışı ve iş eksilişi oranları dâhilinde alınma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu nedenle ihtiyaç tespitinin doğru yapılmasının çok önemli olduğu ve adına alım yapılan her kuruma teslim edilecek miktarın ihale dokümanlarının ilgili bölümlerinde ayrı ayrı belirtilmesi gerektiği isabetle açıklanmıştır.
Av. Muhittin Ertuğrul ERTÜRK
Avukat / SEİS Hukuk Danışmanı
ertugrul@ertugrulerturk.av.tr
