Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği

0
64

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği Resmi Gazetede yayımlandı. İhalelerin Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilmesi ilişkin usul ve esasları düzenleyen yönetmeliğin dikkat çekici kısımlarını sizinle paylaşmak istiyorum.

Mezkûr Yönetmeliğe göre; İhale sürecine ilişkin bazı işlemlerin EKAP üzerinden gerçekleştirilmesine dikkat çekilmiştir. Bunlar; ihtiyaç raporunun hazırlanması, İhale kaydının yapılması ve İKN alınması, İhtiyaç raporunun ihaleyle ilişkilendirilmesi, Teknik şartnamenin yüklenmesi, Ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının hazırlanması, Doküman satın alanların ve indirenlerin kaydı, İlan işlemlerinin yapılması, Dokümanda açıklama ve değişiklik işlemlerinin yapılması, İhale komisyonu oluşturma işlemleri, Başvuru ve tekliflerin kaydı, Başvuru ve teklif değerlendirme işlemlerinin kaydı, Teyit işlemleri, Sonuç bildirim işlemleri, İhale iptal işleminin kaydı gibi işlemlerdir. Dikkat edilecek olursa burada yer alan işlemlerin hemen hepsi idarenin sorumluluğunda olan işlemlerdir. Aslında ELEKTRONİK İHALE sürecinde asıl sorumluluk ve yük idarelerdedir. Bu alım yönteminde isteklilerin sorumluluğu şimdilik sadece ihale dokümanın indirilmesi ve satın alınması, e-vergi borcu yoktur yazısı alınması ve Sosyal Güvenlik Prim borcu yoktur yazısı alınması ve bankalardan temin edilecek bir kısım belgelerin EKAP a tanımlanmasından ibarettir. Geriye kalan hususların tamamı idarelerin takip etmesi gereken usuller ve işlemlerdir. Bir başka değişle şimdilik asıl eğitim alması ve konuyu takip etmesi gereken birimler satın alma birimleridir. En azından ilk aşamada kullanılacak olan programın 1. sürümünde durum bu şekildedir. Yeni sürümlerde istekliler için yeni sorumluluklar ortaya çıkabilecektir.

Sadece Açık ihale usulünde yapılan mal alımı ihalelerinde teklifler elektronik ortamda alınabileceği ve elektronik ortamda verilmeyen teklifler kabul edilmeyeceği vurgulanmıştır. Aynı şekilde İdareler ile tekliflerin elektronik ortamda alınacağı ihalelere katılmak veya EKAP üzerinden e-imza kullanarak doküman indirmek isteyen gerçek ve tüzel kişiler EKAP’a kayıt olmak zorunda olduğu, EKAP’a kayıt sonrasında kendilerine verilen kullanıcı adı ve kendi oluşturdukları şifrenin muhafaza edilmesi, yetkisiz kişilere kullandırılmaması ve kullanıcıların tanımlanması işlemlerinden isteklilerin sorumlu olduğu tekrarlanmıştır. Yönetmeliğe göre; EKAP üzerinden doküman indirmek ve e-teklif sunmak için e-imza kullanılması zorunludur. E-imza sahibinin, Kurum ile imzalanan protokolde; gerçek veya tüzel kişi adına münferiden e-imza kullanarak işlem yapmak üzere yetkilendirildiği bildirilen kişi olması gerektiği belirtilmiştir.

Bir diğer dikkat çekici nokta ise; EKAP üzerinden yapılan erişimler ve Kurum tarafından belirlenen EKAP üzerinden oluşturulan belgeler ve kayıtlar, aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılacağına ilişkindir. Bu kısımda isteklilerin endişe etmelerini gerektirecek bir durum yoktur. Nitekim yönetmelik açık şekilde, EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler ile Kurum arasındaki EKAP üzerinden yürütülen ihale sürecine ilişkin her türlü bilgi ve belge alışverişinin güvenliği, gizliliği ve kişisel verilerin korunmasının Kurum tarafından sağlanacağı ve kurumun taahhüdü altında olduğu vurgulanmıştır.

Yönetmeliğe göre; Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde gerçek ve tüzel kişilere yapılacak bildirim ve tebligatlar EKAP üzerinden yapılır ve buna ilişkin teyit aranmaz. Ancak İstekli olabilecekler ile istekliler tarafından idareyle yapılacak yazışmalarda elektronik posta, faks kullanılamaz ve EKAP üzerinden yazışma yapılamaz. Ancak, idarece dokümanın posta veya kargo yoluyla satılmasının öngörülmesi halinde, dokümanın satın alınmasına ilişkin talepler idareye faksla bildirilebilir.

Yönetmelik idarelerin EKAP’a kaydı konusunda ise; Kurum ile idare arasında bir protokol düzenleneceği, düzenlenen protokolde idare adına EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri yürütecek en fazla iki adet platform sorumlusunun idare tarafından belirleneceğini belirtmiştir. Buna göre Platform sorumlusu, Kurum tarafından kendisine iletilmiş olan etkinleştirme bağlantısını kullanarak şifresini oluşturacak, platform sorumlusu, kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaparak EKAP üzerinden idarenin diğer kullanıcılarını belirleyecek, kaydedecek ve yetkilendirecektir.

İhalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydında ise ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kayıt işlemi sonucunda Kurum ile gerçek ve tüzel kişiler arasında bir protokol düzenleneceği, düzenlenen protokolde, EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri gerçek veya tüzel kişi adına yürütecek en fazla iki adet platform sorumlusu ve belirleneceği ve platform sorumlusunun, Kurum tarafından kendisine iletilmiş olan etkinleştirme bağlantısını kullanarak şifresini oluşturacağı belirtilmiştir. Buna göre isteklilerin EKAP’a kayıt için gerekli belgeleri de saymıştır. Burada dikkat edilmesi gereken husus, EKAP’a kayıt yaptırmak isteyen tüzel kişiler ile temsilci aracılığıyla başvuran gerçek kişilerin, EKAP üzerinden her türlü işlemi münferiden gerçekleştirmeye yönelik yetkiyi ihtiva eden temsil belgeleri ile Kuruma başvuruda bulunmaları zorunluluğudur.

Yönetmeliğe göre; İdare tarafından EKAP üzerinden hazırlanan ve yayımlanan ön yeterlik dokümanı ve/veya ihale dokümanı, EKAP’ta ve idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilecektir. Ancak İhaleye katılmak için bu dokümanın idarece her sayfası onaylanmış örneğinin idareden satın alınması veya EKAP üzerinden EKAP’a kayıt için yapılan protokolde belirtilen münferiden e-imza kullanmaya yetkili kişiler tarafından e-imza kullanılarak indirilmesi zorunludur.

Dokümanda değişiklik yapılması halinde ise, bu değişikliklere ilişkin zeyilname aynı gün EKAP’a kaydedilecek ve daha önceden dokümanı satın alanlara bildirilecektir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise zeyilname, e-imza kullanarak dokümanı indirmiş olan gerçek ve tüzel kişilere EKAP üzerinden gönderilecektir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, e-tekliflerini geri almak isteyen istekliler, EKAP üzerinden e-imza kullanarak e-teklifi silmek suretiyle bu işlemi gerçekleştirebilecektirler.

Yönetmelik uyarınca e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklifi Kuruma göndermeden önce şifreleme işlemi yapar. Şifreleme sonucunda EKAP tarafından oluşturulan e-anahtar, istekli tarafından kaydedilir. E-teklifin ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma zamanına kadar EKAP üzerinde Kurum tarafından belirlenecek şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanarak açılmaması sağlanır. Teklife ilişkin e-anahtar ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı tarih ve saate kadar EKAP üzerinden gönderilir. Bu tarih ve saate kadar e-anahtarları gönderilmeyen teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

EKAP’tan kaynaklanan teknik problemlerden veya olağanüstü durumlar nedeniyle EKAP’a erişimin uzun süreli sağlanamamasından dolayı ihale tarih ve saatine kadar e-tekliflerin EKAP’a iletilemediğinin ve/veya tekliflerin açılma tarih ve saatinde e-tekliflerin açılamadığının idare tarafından Kuruma bildirilmesi veya Kurum tarafından tespit edilmesi durumunda, Kurum ihale tarih ve saatini ve/veya tekliflerin açılma tarih ve saatini en fazla beş iş günü erteleyebileceği hususu istekliler ve idareler için ciddi bir güvenlik önlemidir.

Mal alımı ihalelerinde, isteklilerden numune istenilmesi durumunda, numunelerin ihale tarih ve saatinden sonra sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin teslim alınması ve değerlendirilmesine ilişkin düzenleme idari şartnamede yapılacaktır ve ancak Numunelerin ihale tarih ve saatinden önce sunulması yönünde düzenleme yapılamayacaktır. Teslim alınan numune için idarece iki nüsha tutanak düzenlenerek tutanağın bir nüshası istekliye verilir. Numuneli alımın bu sistemde mümkün olması ciddi bir avantaj olarak karşımıza çıkmaktadır.

İstekliler için yönetmelik ile getirilen bir diğer önemli husus ise Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek belgelerin ve geçici teminatların istekliler tarafından elektronik ortamda alınabilecek ve gönderilebilecek olmasıdır. Her ne kadar bankalardan temin edilecek belgelerin, bankalar tarafından e-imza kullanılmak suretiyle EKAP a aktarımı için erken de olsa, bu belgelerin istekliler tarafından taranarak EKAP a aktarılması mümkündür. Buna göre; elektronik ortamda düzenlenen banka referans mektubuna ilişkin bilgiler, banka tarafından e-imza kullanılarak EKAP’a aktarılacaktır. Elektronik ortamda düzenlenen banka referans mektubuna ve geçici teminat mektubuna banka tarafından ayırt edici bir numara verilecek ve bu numara istekli tarafından EKAP üzerinden e-teklif kapsamında gönderilecektir. Bu şekilde elektronik ortamda alınmayan banka referans mektupları bilgisayarda taratılarak, istekli tarafından EKAP üzerinden e-teklif kapsamında gönderilecektir.

Yönetmeliğe göre; İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilecektir. Sözleşmenin imzalanması aşamasında ise isteklinin sunması gereken evraklar EKAP üzerinden idareye iletilecek ve yasaklılık teyidi de EKAP üzerinden yapılacaktır. Son olarak EKAP üzerinden gerçekleştirilen ihale sürecine ilişkin işlemlerle ilgili olarak bu Yönetmelikte düzenleme yapılmayan hususlarda ilgili uygulama yönetmelikleri esas alınacaktır.

Av. Muhittin Ertuğrul ERTÜRK
Avukat / SEİS Hukuk Danışmanı
ertugrul@ertugrulerturk.av.tr

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here